É comum nos dias que correm falar-se em Produtividade, ou melhor na falta dela. São poucos os países da Europa em que este tema não seja abordado e não se tentem encontrar as mais variadas explicações.
Não querendo encontrar aqui uma explicação para o problema, pois nunca existe só uma explicação para problemas tão complexos como estes, pretendo no entanto abordar algumas das actividades que além de consumirem recursos e tempo, não acrescentam qualquer valor a uma organização.
O pensamento LEAN considera que apenas uma pequena parte do tempo e esforço de uma organização é convertida em valor e que todas as actividades que não acrescentem valor ao produto devem ser eliminadas. O pensamento LEAN baseia-se pois num conjunto de princípios que visam simplificar o modo como uma organização produz e entrega valor aos seus clientes, concentrando-se somente nas actividades que acrescentam valor e eliminando todo o desperdício.
Segundo Shoichiro Toyota , Presidente da Toyota, “Desperdício é tudo para além da quantidade mínima de equipamentos, materiais, componentes, espaço e Tempo dos trabalhadores, necessária para acrescentar valor ao produto.”
Existe efectivamente hoje em dia, um claro desperdício de tempo nas organizações. Mais de 80% do tempo de uma organização é despendido em actividades que não acrescentam valor.
O problema é tanto mais grave quando perder tempo em qualquer actividade empresarial significa Perder Competitividade!
Algumas das actividades e atitudes que mais tempo e recursos consomem nas organizações são bem conhecidas de todos. São elas:
- Reuniões
- Mau funcionamento dos Canais de Comunicação
- Adiamento de Tarefas
- Telefone e Internet
Fazer Reuniões hoje em dia é um dos passatempos de muitas das nossas organizações. Fazem-se reuniões por tudo e por nada e sem critério nas participações. Na maioria das vezes só 10% dos presentes numa reunião contribuem efectivamente para essa reunião.
- Faça uma reunião quando for realmente necessária – muitas delas são desnecessárias, consomem tempo e muitas vezes os resultados são nulos.
As reuniões devem ser feitas apenas quando o proveito compensar os gastos! - Elabore uma ordem de trabalhos tendo em conta a Regra de Pareto (só 20% interessa tratar) e comunique-a com antecedência aos convocados para a reunião.
- Não prolongue as reuniões por mais de 90 min. A concentração dos participantes diminui ao fim desse tempo.
- Faça um resumo no fim da reunião e envie a acta no mesmo dia ou no dia seguinte.
- Controle o que está a ser feito segundo o definido em acta. A falta de controlo é a maior falha das reuniões!
O Mau funcionamento dos Canais de Comunicação pode conduzir a perdas de tempo significativas inclusivamente à perda de negócios. São situações que traduzem uma falta de eficácia notável pois a comunicação é uma das 6 funções da Gestão de Interesse Comportamental.
O Adiamento de Tarefas é algo comum nas organizações. Segundo a Regra de Pareto apenas 20% das nossas actividades são responsáveis por 80% dos resultados, no entanto, a maioria das pessoas adia precisamente os 20% de actividades Mais Importantes e dedicam-se aos 80% de tarefas Menos Relevantes, ou seja, ás que pouco contribuem para os resultados.
Algumas das razões para esta situação são:
- Receio de Falhar
- Não saber como fazer
- Tarefa aborrecida
- Falta de tempo
- Estabelecer padrões muito elevados
O Telefone pode ser um óptimo meio para ganhar tempo mas também pode ser o oposto.
Quando efectuar chamadas utilize a técnica TEA :
- Tell (propósito da chamada numa breve frase)
- Explain (exponha o problema directamente)
- Action (o que pretende fazer ou o que pretende que o outro faça)
No final deve voltar a repetir o que foi acordado.
Quando receber chamadas deve Saber Ouvir e Compreender!
A Internet, já não passamos sem ela, o problema surge quando é usada no local de trabalho para outros fins que não o trabalho. Infelizmente devido a este facto, muitas empresas proibiram recentemente o uso da Internet.
Tendo em conta as actividades referidas, que correspondem a uma percentagem mínima dentro do universo de actividades que não acrescentam valor á organização, mas que consomem recursos e tempo, caberá aos Gestores ter a sabedoria de não só eliminar algumas e melhorar e rever o funcionamento de outras, como dar o exemplo, de modo a que a Produtividade seja definitivamente considerada a essência de qualquer organização.
Peter Drucker dizia: “Um gestor eficaz e que pretende que a sua equipa também o seja pergunta sistematicamente : isto ainda vale a pena ser feito? Se não for ele elimina essa tarefa de modo que os seus colaboradores fiquem libertos para se concentrarem nas tarefas que fazem muito bem e que marcarão a diferença nos resultados do seu trabalho e da organização”.
Bibliografia: Textos de apoio ao Curso de Comportamento Organizacional, CENERTEC – Centro de Energia e Tecnologia, Abril de 2010
obs: este artigo, propositadamente, foi postado em sua formatação original, com o português normalmente utilizado em Portugal!
Sobre a autora:
Helena Rollo: Licenciada em Engenharia Civil pelo IST – Instituto Superior Técnico – Lisboa. Pós-Graduação – módulos em Gestão de Projectos e Comportamento Organizacional. Practitioner em PNL – Certificação Internacional pelo ITA – International Trainers Academy of NLP. Project Management e Especialista em Infra-estruturas Hidráulicas em projectos como a EXPO’98 e o Metro do Porto. Directora de Departamento e de Projecto na empresa DHV – Empresa de Projecto, Consultoria, Gestão e Fiscalização. PMF – Project Management Framework e PMS – Project Management Simulation – Cursos certificados pelo PMI – Project Management Institute. Certificado de Aptidão Pedagógica (CAP) de Formador – Curso acreditado pelo IEFP.
e-mail: mhrollo@sapo.pt
OLá Sr Eng.ª Helena,
É verdade, existem muitas falhas a esse nível e não será fácil resolver se não existir vontade. INteressante o artigo. Beijinhos
Parabéns pela excelente radiografia do “paciente”, Helena. Não era de esperar outra coisa de si.
O problema do tempo é crucial. Um boa gestão do mesmo, em articulação com o que é fundamental executar a cada momento nas empresas, é um dos pontos chave para a optimização da produtividade, poupando o máximo de energias. As coisas feitas no tempo certo poupam muitas energias, e produzem um efeito completamente diferente, dando muito mais espaço de manobra e disponibilidade às pessoas para canalizar as suas energias para outras vertentes que necessitem de um outro impulso.
É um absurdo as pessoas perderem séculos em coisas que, se usassem de algum pragmatismo e auto-disciplina, poderiam resolver em meia hora.
Cumprimentos
Excelente artigo Helena!
Obrigada pela partilha
😉
Excelente abordagem, pois esta é uma forma de administrar o tempo, focando na performance dos resultados.
Excelente peça e assunto pertinente este o do emprego do tempo. Imagine-se que uma organização conseguia melhorar em 10% o emprego do tempo de todos os seus funcionários? Onde nos levaria esta economia? Maior produtividade e maior rendimento para todos? Conquista de mercados até então ‘invisíveis’ (por falta de tempo em olhar para eles)? Despedimento de funcionários?! Partindo do princípio que uma empresa é uma organização social, como tal um pouco anárquica, só a estratégia e o exemplo poderão conduzir a um mais eficaz emprego do tempo e isto obriga a que tenhamos responsáveis muito sensibilizados para algumas (não todas) as questões que o texto enaltece.
Muito bom artigo!
O tempo é o único recurso que está disponível para todas pessoas na mesma quantidade, sejam elas ricas ou pobres, brancas ou negras, homens ou mulheres, adultos ou crianças. A utilização adequada do tempo é uma questão de foco para fazer aquilo que realmente é importante prá vc!
Um bom gerenciamento do tempo exige automotivação, disciplina e atitude!
Gabriel Silva
é Executive & Business Coaching
Parabéns pelo artigo! Fica a pergunta como colocar ao empregador esta mensagem?