{"id":7022,"date":"2012-05-01T00:01:32","date_gmt":"2012-05-01T03:01:32","guid":{"rendered":"http:\/\/www.rhevistarh.com.br\/portal\/?p=7022"},"modified":"2012-04-30T11:26:35","modified_gmt":"2012-04-30T14:26:35","slug":"julio-cesargerente-saiba-administrar-melhor-seu-tempo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.rhevistarh.com.br\/portal\/julio-cesargerente-saiba-administrar-melhor-seu-tempo\/","title":{"rendered":"Gerente: Saiba Administrar Melhor Seu Tempo"},"content":{"rendered":"<figure id=\"attachment_7058\" aria-describedby=\"caption-attachment-7058\" style=\"width: 150px\" class=\"wp-caption alignleft\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-7058\" title=\"Julio Cesar S. Santos\" src=\"http:\/\/www.rhevistarh.com.br\/portal\/wp-content\/uploads\/2012\/05\/juliocesar.jpg\" alt=\"Julio Cesar S. Santos\" width=\"150\" height=\"150\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-7058\" class=\"wp-caption-text\">Julio Cesar S. Santos<\/figcaption><\/figure>\n<p align=\"center\">A administra\u00e7\u00e3o do tempo de um Gerente ajuda a prevenir ou minimizar problemas que poderiam interromper seu trabalho no dia-a-dia.\u00a0<\/p>\n<p>Novos Gerentes que n\u00e3o sabem administrar o tempo podem se afundar em papeladas e ignorarem seus subordinados, ou serem ignorados por eles. Dessa forma, uma das primeiras tarefas de um novo Gerente \u00e9 desenvolver algumas regras para cuidar dos pap\u00e9is acumulados na sua mesa. Sendo assim, veremos a seguir algumas dicas para o Gerente moderno saber administrar melhor seu precioso tempo:<\/p>\n<ul>\n<li>Defina algumas diretrizes para classificar, priorizar e responder as correspond\u00eancias.<\/li>\n<li>Cuide de cada documento apenas uma vez.<\/li>\n<li>N\u00e3o deixe acumular correspond\u00eancias.<\/li>\n<li>Prepare frases e padr\u00f5es para usar em memorandos, cartas e relat\u00f3rios rotineiros.<\/li>\n<li>Prepare gr\u00e1ficos, cronogramas ou outros recursos visuais para acompanhar e apresentar os prazos e a situa\u00e7\u00e3o dos relat\u00f3rios, projetos e trabalhos urgentes.<\/li>\n<li>Classifique a correspond\u00eancia em arquivos por categoria e resista \u00e0 pasta de \u201c assuntos diversos \u201c , pois ela pode se transformar em monstro.<\/li>\n<li>Elimine os longos relat\u00f3rios dos arquivos. N\u00e3o armazene c\u00f3pias de arquivos antigos ou obsoletos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>As aplica\u00e7\u00f5es das t\u00e9cnicas abaixo ir\u00e3o ajudar o Gestor a acompanhar os itens que necessitar\u00e3o de aten\u00e7\u00e3o futura, a minimizar as interrup\u00e7\u00f5es e a demonstrar como empregar melhor seu tempo:<\/p>\n<ul>\n<li>Mantenha uma pasta sanfonada para os dias do m\u00eas, garantindo que itens importantes estar\u00e3o vis\u00edveis na data necess\u00e1ria.<strong><\/strong><\/li>\n<li>Organize sua mesa e sua \u00e1rea de trabalho para uma efici\u00eancia m\u00e1xima. Coloque ao seu alcance arquivos, cestas de lixo, livros e outros itens freq\u00fcentemente usados.<strong><\/strong><\/li>\n<li>Mantenha um registro de tempo numa agenda para ajud\u00e1-lo a analisar como e onde o gastou o tempo e como utiliz\u00e1-lo eficientemente. Anote a cada 1 ou 2 horas e durante v\u00e1rios dias, a natureza do trabalho que est\u00e1 realizando a fim de verificar que atividades lhe tomam mais tempo: (<strong>a<\/strong>) reuni\u00e3o com subordinados; (<strong>b<\/strong>) reuni\u00e3o com a diretoria; (<strong>c<\/strong>) retorno das liga\u00e7\u00f5es; (<strong>d<\/strong>) escrever um relat\u00f3rio; (<strong>e<\/strong>) ler correspond\u00eancias; (<strong>f<\/strong>) reprogramar\u00a0 trabalho; (<strong>g<\/strong>) classificar materiais, etc&#8230; . Ap\u00f3s identificar as tarefas que lhe tomam mais tempo, classifique-as e em seguida aponte as que voc\u00ea: (<strong>1<\/strong>) pode realizar com mais efici\u00eancia, (<strong>2<\/strong>) pode delegar para colaboradores e (<strong>3<\/strong>) agrup\u00e1-las e realiz\u00e1-las todas de uma s\u00f3 vez.<strong><\/strong><\/li>\n<li>Utilize o tempo\u00a0 fragmentado produtivamente: s\u00e3o os 5 ou 10 minutos gastos esperando uma reuni\u00e3o come\u00e7ar. N\u00e3o despreze essas por\u00e7\u00f5es de tempo; pois se us\u00e1-las para refletir, rever urg\u00eancias, editar memorandos ou delinear sua programa\u00e7\u00e3o da pr\u00f3xima semana voc\u00ea perceber\u00e1 que o seu valor \u00e9 impressionante.<strong><\/strong><\/li>\n<li>Gerencie sua pol\u00edtica de porta aberta: uma porta aberta pode ser o convite ao caos. Voc\u00ea n\u00e3o pode distanciar-se ou tornar-se inacess\u00edvel \u00e0 sua equipe, mas saiba gerenciar essa facilidade de acesso se quiser realizar algum trabalho.<strong><\/strong><\/li>\n<li>Gerencie seu tempo ao telefone: para retornar as liga\u00e7\u00f5es, organize seu dia para fazer isso de uma s\u00f3 vez.<strong><\/strong><\/li>\n<li>Domine t\u00e9cnicas de leitura din\u00e2mica: existe uma avalanche de correspond\u00eancias internas, artigos e livros que exigir\u00e3o sua efici\u00eancia em leitura.<strong><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>A administra\u00e7\u00e3o do tempo d\u00e1 prioridade \u00e0 efic\u00e1cia sobre a efici\u00eancia, pois esta se refere apenas a qu\u00e3o \u201cbem\u201d voc\u00ea faz algo. O teste da efic\u00e1cia determina se voc\u00ea deveria estar fazendo aquilo. Dessa forma, lembre-se de Peter Drucker: _ \u201cMelhor fazer a coisa certa do que fazer certo as coisas\u201d.<\/p>\n<p>Pergunte-se sempre se voc\u00ea est\u00e1 se concentrando em resultados ou em atividades, pois ao se concentrar em determinadas atividades ao final do dia voc\u00ea n\u00e3o ter\u00e1 realizado absolutamente nada. Veja como fazer para se concentrar em resultados: N\u00e3o se absorva em atividades do dia-a-dia. Isso requer autodisciplina. Estabele\u00e7a objetivos espec\u00edficos e persiga-os vigorosamente. Objetivos espec\u00edficos s\u00e3o definidos como (a) Escritos; (b) Mensur\u00e1veis; (c) Expressos em resultados, n\u00e3o em atividades; (d) Realistas e Desafiadores, por\u00e9m Alcan\u00e7\u00e1veis; (e) Ligados \u00e0s Datas de Realiza\u00e7\u00e3o<\/p>\n<ul>\n<li>Concentre-se primeiro em tarefas importantes e urgentes, pois freq\u00fcentemente voc\u00ea se ver\u00e1 perseguindo tarefas urgentes (mas, n\u00e3o importantes).<\/li>\n<li>D\u00ea prioridade \u00e0 efic\u00e1cia, pois n\u00e3o h\u00e1 raz\u00e3o para realizar um trabalho mais eficiente se voc\u00ea n\u00e3o devesse nem faz\u00ea-lo.<\/li>\n<\/ul>\n<p>OBSERVA\u00c7\u00c3O: n\u00e3o permita que suas listas di\u00e1rias o deixem \u201cdoido\u201d, pois sempre haver\u00e1 mais de um Cliente potencial a visitar ou mais uma tarefa (relativa a Clientes) a fazer. E, para o bem de sua sanidade, lembre-se de que voc\u00ea n\u00e3o pode fazer tudo, pois o tempo realmente acaba.<\/p>\n<p>Portanto, revise sua lista e se avalie constantemente. Defina suas prioridades baseadas na sua import\u00e2ncia para solu\u00e7\u00e3o de problemas e alcance das metas, e n\u00e3o naquilo que \u00e9 mais f\u00e1cil. Abaixo, algumas formas de derrotar os \u201cladr\u00f5es do tempo\u201d:<\/p>\n<ul>\n<li>Para garantir efic\u00e1cia, retire de sua mesa tudo que for desnecess\u00e1rio e coloque as distra\u00e7\u00f5es \u00e0 sua retaguarda. Trabalhe em uma coisa por vez.<\/li>\n<li>As pastas divis\u00f3rias s\u00e3o baratas, portanto use-as amplamente. N\u00e3o se atrapalhe com pap\u00e9is perdidos.<\/li>\n<li>Comece um arquivo de acompanhamento (pastas numeradas de1 a31 e outras de janeiro a dezembro). Um projeto a ser completado em maio vai para a pasta etiquetada \u201cMAIO\u201d.<\/li>\n<li>Nunca use sua caixa de entrada como caixa de \u201cperman\u00eancia\u201d, pois se assim for voc\u00ea mexer\u00e1 nesses pap\u00e9is at\u00e9 a eternidade.<\/li>\n<li>N\u00e3o se distraia com solicita\u00e7\u00f5es banais.<\/li>\n<li>Desenvolva formul\u00e1rios para cuidar de tarefas rotineiras.<\/li>\n<li>Quando n\u00e3o tiver muito tempo dispon\u00edvel para fazer um trabalho, fa\u00e7a-o custe o que custar.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\"><strong>Sobre o autor:<\/strong><\/span><\/p>\n<p><strong>Julio Cesar S. Santos<\/strong>: Professor, Consultor, Palestrante e Co-Autor do Livro: \u201cTrabalho e Vida Pessoal \u2013 50 Contos Selecionados\u201d. Graduado em Administra\u00e7\u00e3o com MBA em Marketing. Elaborou o curso de \u201cGest\u00e3o Empresarial\u201d e atualmente ministra Palestras e Treinamentos Sobre Marketing, Administra\u00e7\u00e3o, T\u00e9cnicas de Atendimento ao Cliente, Secretariado e Recursos Humanos.<\/p>\n<p><strong>site: <\/strong><strong><a href=\"http:\/\/www.profigestao.blogspot.com\/\">www.profigestao.blogspot.com<\/a> <\/strong><\/p>\n<p><strong>e-mail: <a href=\"mailto:jcss_sc@click21.com.br\">jcss_sc@click21.com.br<\/a><\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"http:\/\/www.rhevistarh.com.br\/portal\/wp-login.php?action=register\" target=\"_blank\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-6457\" title=\"Newsletter\" src=\"http:\/\/www.rhevistarh.com.br\/portal\/wp-content\/uploads\/2012\/02\/2011.gif\" alt=\"Newsletter\" width=\"468\" height=\"60\" srcset=\"https:\/\/www.rhevistarh.com.br\/portal\/wp-content\/uploads\/2012\/02\/2011.gif 468w, https:\/\/www.rhevistarh.com.br\/portal\/wp-content\/uploads\/2012\/02\/2011-300x38.gif 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 468px) 100vw, 468px\" \/><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Novos Gerentes que n\u00e3o sabem administrar o tempo podem se afundar em papeladas e ignorarem seus subordinados, ou serem ignorados por eles. 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