{"id":7942,"date":"2012-10-01T00:02:57","date_gmt":"2012-10-01T03:02:57","guid":{"rendered":"http:\/\/www.rhevistarh.com.br\/portal\/?p=7942"},"modified":"2012-10-01T00:11:06","modified_gmt":"2012-10-01T03:11:06","slug":"a-virtualidade-das-organizacoes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.rhevistarh.com.br\/portal\/a-virtualidade-das-organizacoes\/","title":{"rendered":"A Virtualidade das Organiza\u00e7\u00f5es"},"content":{"rendered":"
\"Cl\u00e1udio
Cl\u00e1udio Romano<\/figcaption><\/figure>\n

Durante os \u00faltimos tempos muito se tem falado sobre as organiza\u00e7\u00f5es virtuais; Intranet, Internet, Correio Eletr\u00f4nico, voice-mail, home-banking e afins, t\u00eam sido temas corriqueiros em nossas vidas.<\/p>\n

Sem sombra de d\u00favida, o mundo est\u00e1 hoje muito mais simples e muito mais interessante do que era h\u00e1 muito pouco tempo.<\/p>\n

Mas, vamos fazer uma an\u00e1lise um pouco mais profunda desta tecnologia \u00e0 nossa disposi\u00e7\u00e3o e das intercorr\u00eancias advindas da sua falha.<\/p>\n

A catapulta* (id\u00e9ia inspirada em Michael Hammer)<\/strong><\/p>\n

* Catapulta = instrumento de guerra com que os feudos atiravam pedras em outros feudos, com o objetivo de subjug\u00e1-los e, consequentemente, adquirir a sua soberania.<\/p>\n

A organiza\u00e7\u00e3o virtual poderia ser comparada a um mundo onde cada indiv\u00edduo ou agrupamento de indiv\u00edduos \u2013 uma \u00e1rea da empresa \u2013 pode funcionar perfeitamente como um castelo medieval, com uma imensa catapulta em seu topo, por onde os problemas podem ser atirados para o castelo mais pr\u00f3ximo.<\/p>\n

Cada vez mais, indiv\u00edduos \u201cresolvem\u201d seus problemas fazendo com que eles desapare\u00e7am ou, simplesmente catapultando-os de seus dom\u00ednios. Um Problema, com P mai\u00fasculo aparenta ter sido resolvido quando ele \u00e9 devidamente embalado por um e-mail ou por um voice-mail. Instantaneamente ele desaparece e os princ\u00edpios b\u00e1sicos da delega\u00e7\u00e3o s\u00e3o facilmente esquecidos.<\/p>\n

N\u00e3o se discute, aqui, a efici\u00eancia destes instrumentos. O que se discute \u00e9: ser\u00e1 que somente estas a\u00e7\u00f5es, s\u00e3o suficientes?<\/p>\n

Com a utiliza\u00e7\u00e3o do correio eletr\u00f4nico e em afirma\u00e7\u00f5es como: \u201cJ\u00e1 resolvi o Problema. Enviei um e-mail para Fulano de Tal, que \u00e9 o respons\u00e1vel pela sua solu\u00e7\u00e3o\u201d, onde est\u00e1 a certeza de que o Fulano de Tal, em primeiro lugar, recebeu o mail, em segundo lugar, de que ele \u00e9, de fato, o respons\u00e1vel pela solu\u00e7\u00e3o, em terceiro lugar, supondo que ele, de fato \u00e9 a pessoa adequada e que recebeu efetivamente o mail, onde est\u00e1 a seguran\u00e7a de que o problema foi ou vai ser resolvido no prazo e com o padr\u00e3o de qualidade esperado? Evidentemente, no campo das suposi\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Ficaria, no m\u00ednimo, mais simp\u00e1tico, procurar pessoalmente o Sr. Fulano de Tal (o que asseguraria ser ele, de fato, o resolvedor do problema) e ap\u00f3s uma breve discuss\u00e3o seguida do estabelecimento dos padr\u00f5es de qualidade na resolu\u00e7\u00e3o do problema, o e-mail poderia ser enviado normalmente. Neste caso, al\u00e9m da seguran\u00e7a j\u00e1 mencionada e do padr\u00e3o de qualidade j\u00e1 estabelecido, haveria tamb\u00e9m um poss\u00edvel ganho sin\u00e9rgico, tendo em vista que dois indiv\u00edduos tiveram a oportunidade de discorrer sobre o tema objeto do problema. N\u00e3o sendo poss\u00edvel o contato pessoal, uma simples liga\u00e7\u00e3o telef\u00f4nica teria o mesmo efeito.<\/p>\n

No segundo caso \u2013 o da utiliza\u00e7\u00e3o dos correios de voz, afirmativas tais como: \u201cNecessito falar com Beltrano, mas, estando ele ausente, deixei um recado em sua secret\u00e1ria eletr\u00f4nica e estou aguardando um retorno de sua liga\u00e7\u00e3o\u201d, o aspecto mais forte \u00e9 o de que, sem sombra de d\u00favida, o agente \u2013 aquele fulano que deixou o recado no voice-mail \u2013 e que tem o problema, vai, com toda a certeza \u201cabaixar a guarda\u201d e relaxar, se esquecendo completamente do ocorrido e, se o receptor do voice-mail n\u00e3o for um sujeito que esteja habituado a receber ordens desta forma, vai fazer absolutamente nada.<\/p>\n

Na pior das hip\u00f3teses, o Cliente \u2013 raz\u00e3o de existir de todas as companhias \u2013 poder\u00e1 ficar roxo de raiva por n\u00e3o ter recebido a informa\u00e7\u00e3o que tanto necessitava \u2013 ele pode ter enviado um e-mail ou deixado um voice-mail!<\/p>\n

O que se procura com este artigo \u00e9 alertar para o fato de que todos estes recursos disponibilizados pela moderna tecnologia n\u00e3o bastam de per si. S\u00e3o simplesmente ferramentas colocadas \u00e0 nossa disposi\u00e7\u00e3o e, que se bem utilizadas tornam as nossas vidas extremamente mais simples.<\/p>\n

O e-mail<\/strong><\/p>\n

Neste ponto, necessitamos construir uma nova ci\u00eancia \u2013 ou seria um novo paradigma? N\u00e3o importa, vamos caracterizar o bin\u00f4mio \u201cTrash Mail\u201d \u2013 \u201cS\u00edndrome do Inbox\u201d.<\/p>\n

Trash Mail \u00e9 alimento da S\u00edndrome do Inbox e eles obedecem a uma regra de forma\u00e7\u00e3o absolutamente exponencial. Uma unidade de Trash Mail gera duas unidades de S\u00edndrome do Inbox, duas unidades de Trash Mail geram quatro unidades de S\u00edndrome do Inbox e assim por diante. Pode-se at\u00e9 dizer que Trash Mail est\u00e1 para a S\u00edndrome do Inbox assim como a droga est\u00e1 para o drogado. Se n\u00e3o existisse a droga e nem como obt\u00ea-la, n\u00e3o existiriam drogados.<\/p>\n

Trash Mail \u00e9 aquele tipo de e-mail que, em n\u00e3o se sabendo muito bem para quem enviar, se envia para todos, para a maior quantidade de destinat\u00e1rios, pois dentre todos aqueles que a receberem, provavelmente existir\u00e1 algu\u00e9m que utilize a informa\u00e7\u00e3o \u2013 este ato \u00e9 muito conhecido por \u201cjogar o problema para cima\u201d ou ainda pela sigla SPP \u2013 se pegar, pegou\u2026<\/p>\n

Outro fator que gera muito Trash Mail \u00e9 a pregui\u00e7a. Todos os usu\u00e1rios de sistemas de correio eletr\u00f4nico t\u00eam \u00e0 sua disposi\u00e7\u00e3o uma ferramenta chamada \u201cLista de Distribui\u00e7\u00e3o\u201d. Esta ferramenta foi criada exatamente para facilitar a distribui\u00e7\u00e3o de correspond\u00eancias que tem mais do que um destinat\u00e1rio. Mas, como para se enviar um e-mail n\u00e3o h\u00e1 necessidade de colar um selo (aquele que se colava nas correspond\u00eancias \u201cnormais\u201d \u2013 aquelas que exigiam um sistema f\u00edsico de correio \u2013 e que tem um custo conhecido) a mensagem ser\u00e1 distribu\u00edda sem crit\u00e9rio algum, ou pelo crit\u00e9rio da maior lista de distribui\u00e7\u00e3o existente, pois, intr\u00ednseco \u00e0 nossa educa\u00e7\u00e3o \u00e9 prefer\u00edvel pecar por excesso.<\/p>\n

J\u00e1 a S\u00edndrome do Inbox tem outra fisiologia.<\/p>\n

Todas as pessoas que trabalham com sistemas de correio eletr\u00f4nico a desenvolvem e \u00e9 aquela que faz com que os indiv\u00edduos se escravizem ante o poder da comunica\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

A coisa se passa mais ou menos assim: a cada dia em que passa sem ler os seus e-mails e numa estimativa otimista, o indiv\u00edduo acumula aproximadamente 30 mensagens em seu inbox.<\/p>\n

Se o indiv\u00edduo tiver que fazer uma viagem de uma semana \u2013 apenas cinco dias \u00fateis \u2013 se n\u00e3o quiser ou n\u00e3o tiver a possibilidade de acessar o seu correio eletr\u00f4nico, ter\u00e1 acumulado, para o primeiro dia \u00fatil em que voltar ao seu habitat natural, cerca de 150 mensagens para ler!\u00a0<\/p>\n

Supondo que ele leia, em m\u00e9dia uma mensagem por minuto, gastaria 150 minutos para dar cabo de seu inbox \u2013 sim, duas horas e meia \u2013 supondo que todas as mensagens sejam meramente informativas e que n\u00e3o demandem nenhuma a\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Supondo ainda que este indiv\u00edduo n\u00e3o tenha muito mais a fazer, a n\u00e3o ser responder aos telefonemas que se acumularam durante a semana, atender ao seu chefe ou ainda participar de uma reuni\u00e3o importante, estas duas horas e meia poder\u00e3o ser transformadas em dias, considerando ainda que neste primeiro dia \u00fatil em seu habitat tamb\u00e9m ser\u00e3o recebidas mais 30 mensagens e assim de forma consecutiva por todos os dias da semana…<\/p>\n

Se o indiv\u00edduo quiser manter a \u201ccorrespond\u00eancia em dia\u201d, adquire a S\u00edndrome do Inbox, que consiste na \u00e2nsia di\u00e1ria de ler sua correspond\u00eancia, custe o que custar.<\/p>\n

Evidentemente, existem pessoas que n\u00e3o est\u00e3o \u201cnem a\u00ed\u201d com seus inbox \u2013 n\u00e3o sofrem da S\u00edndrome e s\u00e3o tidos como relaxados. \u00c9 conhecido um caso de um indiv\u00edduo que tinha, h\u00e1 cerca de dois meses, 3201 \u2013 tr\u00eas mil, duzentos e um \u2013 e-mails n\u00e3o lidos em seu inbox e, o que \u00e9 pior, continuava vivo e em gozo de boa sa\u00fade.<\/p>\n

Estas pessoas, as que s\u00e3o resistentes \u00e0 S\u00edndrome, ou n\u00e3o s\u00e3o respons\u00e1veis \u2013 o que parece n\u00e3o ser verdade, ou desenvolveram uma estranha forma de adivinha\u00e7\u00e3o \u2013 para saber das conseq\u00fc\u00eancias do ato de n\u00e3o tomar conhecimento, ou simplesmente j\u00e1 conseguem \u2013 pela experi\u00eancia adquirida \u2013 identificar o Trash Mail \u201cpelo cheiro da brilhantina\u201d \u2013 hip\u00f3tese que parece ser a mais razo\u00e1vel.<\/p>\n

O voice-mail<\/strong><\/p>\n

Aquela luzinha \u2013 normalmente vermelha pisca de forma intermitente \u2013 sinal de que voc\u00ea tem mensagens n\u00e3o ouvidas em sua secret\u00e1ria eletr\u00f4nica. Disque sua senha \u2013 diz a voz sintetizada do outro lado\u2026 Voc\u00ea disca\u2026 A capacidade de armazenamento do sistema est\u00e1 esgotada, apague, por favor as mensagens que voc\u00ea n\u00e3o necessita \u2013 diz novamente aquela senhorita que, parece ser contratada de todos os fornecedores de voice-mails. Voc\u00ea pode consultar as suas mensagens, mudar as suas caracter\u00edsticas de atendimento, gravar uma mensagem, bl\u00e1, bl\u00e1, bl\u00e1\u2026.. Voc\u00ea digita a op\u00e7\u00e3o de ouvir as suas mensagens e\u2026\u2026 tom de ocupado.<\/p>\n

A pessoa que ligou para voc\u00ea, ao constatar que voc\u00ea n\u00e3o estava, decidiu simplesmente desligar o telefone \u2013 parece que ela \u00e9 preconceituosa \u2013 n\u00e3o interage com a tecnologia.<\/p>\n

Semelhantemente \u00e0 S\u00edndrome do Inbox, h\u00e1 uma outra fobia \u2013 desta feita denominada de S\u00edndrome do Voice Mail que tamb\u00e9m se instala, pois adicione-se aos trinta e-mails di\u00e1rios que qualquer pessoa recebe, mais, digamos, uns dez voice-mails.<\/p>\n

All together now<\/strong><\/p>\n

Se juntarmos as duas demandas \u2013 a dos e-mails, que consumir\u00e3o cerca de tr\u00eas horas de qualquer mortal \u2013 com esta nova, que, com certeza consumir\u00e1 muito mais tempo (telefonemas devem ser respondidos), teremos que reservar, para cada semana fora do escrit\u00f3rio mais um dia para colocar a \u201ccasa em ordem\u201d.<\/p>\n

Se uma semana tem cinco dias \u00fateis, n\u00e3o h\u00e1 alternativa que n\u00e3o seja a de cuidar da demanda reprimida no fim de semana.<\/p>\n

Acontece que o estado de esp\u00edrito de quem tem que colocar a \u201ccasa em ordem\u201d num fim de semana n\u00e3o \u00e9 l\u00e1 estas coisas\u2026<\/p>\n

O primeiro sentimento \u00e9 de pressa \u2013 o quanto mais r\u00e1pido eu me livrar deste abacaxi, mais tempo sobrar\u00e1 para a minha vida particular \u2013 e esta pressa acaba se transformando em afoba\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

E ai, o que acontece? O afobado se caracteriza pela \u00e2nsia de fazer \u2013 de qualquer forma \u2013 a tarefa. Ele ent\u00e3o se transforma num grande gerador de Trash Mail, tendo em vista que, a grande maioria \u2013 sen\u00e3o todos \u2013 dos voice-mails, somente poder\u00e3o ser respondidos durante o hor\u00e1rio normal de trabalho.<\/p>\n

Algumas pequenas regras para transformar tudo isto num c\u00edrculo virtuoso<\/strong><\/p>\n

    \n
  1. Nunca envie um e-mail para a maior lista de distribui\u00e7\u00e3o conhecida. Crie as suas, pois em sistemas complexos, o resultado de qualquer a\u00e7\u00e3o \u00e9 sempre indeterminado.<\/li>\n
  2. Haja sempre como se o recurso do e-mail fosse mais uma poderosa ferramenta \u00e0 sua disposi\u00e7\u00e3o. N\u00e3o a \u00fanica. Um contato pessoal \u00e9 muito mais poderoso e se lembre sempre que em sistemas complexos n\u00e3o h\u00e1 rela\u00e7\u00e3o causal entre informa\u00e7\u00e3o e decis\u00e3o.<\/li>\n
  3. N\u00e3o desperdice o tempo dos outros. Seja objetivo com rela\u00e7\u00e3o ao conte\u00fado de seus e-mails e mais ainda \u2013 com os destinat\u00e1rios. Se lembre de que um homem com um rel\u00f3gio sabe que horas s\u00e3o; um homem com dois rel\u00f3gios tem d\u00favida.<\/li>\n
  4. Nunca pense que porque voc\u00ea enviou um e-mail, o seu problema desapareceu ou ser\u00e1 resolvido. Uma das formas de um problema desaparecer \u00e9 pela sua resolu\u00e7\u00e3o \u2013 solu\u00e7\u00e3o mais l\u00f3gica, outra \u00e9 pelo esquecimento e outra \u2013 ainda pior \u00e9 pela habitualidade. A chibatada d\u00f3i enquanto arde\u2026<\/li>\n
  5. A delega\u00e7\u00e3o \u00e9 uma a\u00e7\u00e3o que transcende \u00e0 ferramenta utilizada e ainda est\u00e1 absolutamente em moda.<\/li>\n
  6. Pratique sempre a empatia \u2013 se coloque sempre na posi\u00e7\u00e3o de quem est\u00e1 recebendo uma mensagem que voc\u00ea mesmo enviou e antes de qualquer coisa, pergunte: Porque eu estou recebendo isto? Se preocupe em fazer cada vez menos pacientes da S\u00edndrome do Inbox.<\/li>\n
  7. Se o assunto for importante \u2013 e n\u00e3o urgente \u2013 fa\u00e7a um contato pessoal. O telefone existe para isto. Caminhar pelo escrit\u00f3rio \u00e9 saud\u00e1vel, faz com que voc\u00ea perceba v\u00e1rias coisas\u2026<\/li>\n
  8. N\u00e3o classifique todos os seus e-mails como urgentes. Voc\u00ea acabar\u00e1 desacreditado. Utilize este recurso quando realmente a situa\u00e7\u00e3o exigir. N\u00e3o queira chamar a aten\u00e7\u00e3o ou obter respostas mais r\u00e1pidas pela utiliza\u00e7\u00e3o deste recurso. O m\u00e1ximo que pode acontecer com a utiliza\u00e7\u00e3o indiscriminada deste recurso \u00e9 voc\u00ea causar a irrita\u00e7\u00e3o de seu interlocutor e provocar uma certa dose de m\u00e1 vontade \u2013 L\u00e1 vem outro e-mail do apressadinho…<\/li>\n
  9. Nunca \u2013 nunca mesmo \u2013 desligue o telefone ao ser atendido por uma voz sintetizada. Ela n\u00e3o morde. Ela n\u00e3o extrair\u00e1 o seu c\u00e9rebro \u2013 nem mesmo uma gota do seu QI.<\/li>\n
  10. Sempre \u2013 sempre mesmo \u2013 ao consultar o seu voice-mail, apague as mensagens que voc\u00ea j\u00e1 consultou. Anote-as num peda\u00e7o de papel e carregue ele com voc\u00ea. Voc\u00ea pode utiliz\u00e1-lo para telefonar durante o intervalo entre um compromisso e outro. Caso contr\u00e1rio, todas as vezes que a luzinha vermelha do seu telefone estiver piscando e, voc\u00ea estiver com pressa \u2013 muita pressa \u2013 a senhora digital dir\u00e1: a capacidade de armazenamento do sistema voice-mail est\u00e1 esgotada, apague por favor as mensagens que j\u00e1 n\u00e3o\u2026..<\/li>\n
  11. Procure aprender todos os recursos do seu sistema de voice-mail. Isto facilitar\u00e1 muito a sua vida.<\/li>\n
  12. Ap\u00f3s ter seguido todas estas regras, nunca \u2013 mas, nunca mesmo deixe de consultar seus Inbox e Voice Mail pelo menos uma vez por dia.<\/li>\n<\/ol>\n

    Sobre o Autor:<\/strong><\/span><\/p>\n

    Cl\u00e1udio Romano<\/strong> \u00e9 Diretor S\u00f3cio da Pay System, engenheiro eletr\u00f4nico pela Universidade Mackenzie com especializa\u00e7\u00e3o em administra\u00e7\u00e3o industrial pelo Instituto Mau\u00e1 de Tecnologia e MBA pela FEA \u2013 USP. Iniciou o seu primeiro trabalho como respons\u00e1vel pela \u00e1rea de treinamento e desenvolvimento na Philco Radio e televis\u00e3o Ltda. em 1970. Durante cerca de 20 anos foi o respons\u00e1vel pela \u00e1rea de RH em bancos tais como Unibanco, Banco Noroeste e BMC . Em 1996 assumiu a diretoria da solu\u00e7\u00e3o para Human Capital Management na SAP Brasil, passou pela Meta 4 em Madrid, foi diretor da ProPay e diretor da Toutatis.<\/p>\n

    Site:<\/strong> http:\/\/www.paysystem.com.br<\/a><\/p>\n

    Email:<\/strong> cromano@paysystem.com.br<\/a><\/p>\n

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